Operação Audiovisual do 33º CBESA / FITABES 2025

A Nobox atuou como fornecedora oficial de audiovisual, iluminação, distribuição e infraestrutura elétrica do 33º Congresso Brasileiro de Engenharia Sanitária e Ambiental (33º CBESA), realizado em conjunto com a FITABES 2025, a Feira Internacional de Tecnologias de Saneamento Ambiental, no Centro de Convenções Ulysses Guimarães, em Brasília, entre 25 e 28 de maio de 2025.

Promovido pela ABES, a Associação Brasileira de Engenharia Sanitária e Ambiental, e organizado pela Nesty, o congresso é bienal e chegou à sua 33ª edição sob o tema "Saneamento para quem não tem: inovar para universalizar". A programação reuniu mais de cinquenta painéis de discussão, mais de 400 palestrantes e cerca de 1.800 trabalhos técnico-científicos, com a FITABES ocupando mais de 4.000 m² de área construída. O balanço divulgado pela organização ao final do evento registrou 4.300 congressistas e 9.300 visitantes, mais de 100 expositores e movimentação de cerca de R$ 36 milhões na economia de Brasília.

A operação cobriu mais de trinta ambientes distribuídos por cinco grandes áreas: os pavimentos superior e inferior de salas, duas áreas de exposição nas alas sul e norte, e a tenda das plenárias, construída para o evento com mais de 4.000 m², elevação de até sete metros e pé direito de aproximadamente quinze metros.

A definição técnica central foi a sonorização silenciosa. As oito plenárias funcionaram sob a mesma cobertura, sem isolamento acústico entre elas, com áudio distribuído por oito transmissores e 2.800 receptores individuais fixados nas cadeiras, cada um com canais para idioma original e tradução simultânea. O arranjo permitia operar em duas, quatro, seis ou oito plenárias separadas, ou unificar todas em plenária única com 96 metros lineares de palco e cerca de 2.400 lugares, sem remontagem de estrutura.

Somam-se ao escopo o Media Desk como central única de conteúdo, credenciamento com dezesseis postos, cinco totens de autoatendimento, sinalização digital de mais de trinta salas, gravação de mais de 400 conteúdos e cinco carretas em operação, uma delas parada no local como almoxarifado avançado. Em campo, mais de cem profissionais atuaram diretamente pela Nobox, somados 48 técnicos das houses parceiras. Montagem de 22 a 24 de maio e desmontagem em 29 de maio.

O 33º Congresso Brasileiro de Engenharia Sanitária e Ambiental, realizado em conjunto com a FITABES 2025, não apresentou à Nobox o desafio de equipar um auditório. Apresentou o de sustentar, por quatro dias consecutivos, mais de trinta ambientes audiovisuais operando ao mesmo tempo, distribuídos por cinco grandes áreas do Centro de Convenções Ulysses Guimarães: o pavimento superior de salas, o pavimento inferior, a tenda das plenárias e duas áreas de exposição separadas, uma na ala sul e outra na ala norte.

O fator que define a dificuldade não é a contagem de salas, e sim onde as principais estavam. As oito plenárias não ocupavam auditórios separados por parede. Funcionavam dentro de uma tenda construída para o evento no próprio espaço do Ulysses Guimarães, com mais de 4.000 m², elevação de até sete metros em relação ao piso e pé direito de aproximadamente quinze metros. Oito programações científicas simultâneas, com palestrantes falando ao mesmo tempo a poucos metros umas das outras, sob a mesma cobertura e sem isolamento acústico entre elas. Em sonorização convencional, isso é inviável: cada sala vira ruído da vizinha e nenhuma das oito funciona.

A esse arranjo somava-se a exigência de flexibilidade. A tenda não tinha dois modos de operação, tinha quatro. A programação podia pedir duas, quatro, seis ou oito plenárias separadas, ou a unificação de todas em uma plenária única com 96 metros lineares de palco e capacidade para cerca de 2.400 pessoas. A mesma infraestrutura precisava atender a todas essas configurações ao longo dos quatro dias, sem remontagem entre uma e outra.

O segundo fator é o volume e a natureza do conteúdo. O congresso reuniu mais de cinquenta painéis de discussão, mais de 400 palestrantes e cerca de 1.800 trabalhos técnico-científicos. A operação audiovisual não recebia um pacote fechado de mídia produzido por uma agência, e sim centenas de apresentações trazidas por palestrantes distintos, em formatos, versões e idiomas diferentes, muitas entregues no próprio dia, minutos antes da sessão. Cada arquivo precisava ser recebido, verificado, convertido quando necessário e entregue na sala correta, no horário correto, sem interromper a sessão em andamento.

O terceiro fator é o espectro e a autonomia. Distribuir áudio por radiofrequência para o público inteiro das plenárias significa gerenciar, no mesmo prédio e ao mesmo tempo, dezenas de canais de microfone e milhares de receptores individuais, com a densidade de RF de um centro de convenções ocupado. Significa também sustentar a energia desses milhares de aparelhos ao longo de quatro dias de programação contínua. Interferência ou receptor descarregado em uma sala não é um problema local: derruba a credibilidade da operação inteira diante de um público formado por engenheiros.

O quarto fator é a janela. A montagem tinha três dias, de 22 a 24 de maio, para instalar, cabear, testar e liberar todas as frentes antes da abertura no dia 25. Qualquer frente que não fechasse no dia 24 não teria uma segunda janela.

Há ainda a condição física. Com as frentes espalhadas por cinco grandes ambientes em dois pavimentos, equipe, equipamento reserva e insumo não circulavam em um único plano. Em uma operação com mais de trinta ambientes concorrentes, o custo do deslocamento humano é o que determina se uma falha é contornada em dois minutos ou em quinze.

A resposta da Nobox não foi dimensionar mais equipamento. Foi resolver o problema acústico na origem e tratar os mais de trinta ambientes como um sistema único, com um ponto central de conteúdo e uma estrutura de operação que não dependesse de deslocamento humano para resolver problema.

A decisão que viabilizou o congresso foi tratar o som ambiente como variável, e não como padrão. Quando as oito plenárias operavam separadas sob a mesma cobertura, todo o áudio saía em modo silencioso, sem som ambiente algum: oito transmissores, um por plenária, e 2.800 receptores individuais fixados nas cadeiras. O congressista escolhia a plenária no próprio receptor. Quando a programação pedia a unificação em plenária única, o som ambiente era liberado e a sala passava a operar de forma convencional. A mesma infraestrutura servia às duas lógicas, e a reconfiguração deixou de exigir remontagem: mudava a distribuição do sinal, não a estrutura.

O receptor ainda resolvia um segundo problema. Cada aparelho carregava canais distintos, com o idioma original e o idioma traduzido, o que colocou a tradução simultânea dentro do mesmo equipamento que já entregava o áudio da palestra, sem cabine e sem distribuição paralela para o público.

Essa escolha cria um problema operacional novo, e ele foi tratado como frente própria. Distribuir, recolher, higienizar, recarregar e repor 2.800 receptores ao longo de quatro dias não é tarefa de operador de sala. Foi montada uma equipe dedicada de gerenciamento e controle de rádios, com posto em cada uma das oito plenárias, responsável pelo ciclo dos equipamentos sessão a sessão, incluindo a troca de pilhas: mais de dez mil unidades consumidas no projeto. Sem essa frente, o sistema que resolve a acústica vira o gargalo da operação no segundo dia.

A segunda decisão estruturante foi o Media Desk como ponto único de entrada de conteúdo. Em vez de cada sala receber os arquivos de seus palestrantes, modelo que multiplicaria o erro por mais de vinte, foi montada uma central com computadores em rede e atendimento, mais postos cobrindo os dois padrões de sistema operacional e de conector de vídeo. O palestrante entregava em um lugar só; a central conferia, tratava e distribuía. Para sustentá-la, foi implantada uma malha de cabeamento de rede ligando plenárias, salas técnicas e salas de sessões à central, criando caminho físico único entre o Media Desk e cada sala. A sinalização das salas foi feita de forma digital, cobrindo mais de trinta ambientes de conteúdo e trabalhos técnicos, o que eliminou impressão e permitiu alterar programação sem refazer material.

A terceira decisão foi a especialização da operação, com operadores dedicados por sala em vez de equipe volante cobrindo várias, e sobre eles uma camada de mais de dez coordenadores audiovisuais em regime setorizado, além de técnicos de radiofrequência dedicados exclusivamente à gestão de espectro, técnicos de áudio por eixo, iluminação, elétrica e operação de servidores de mídia e de mixagem ao vivo. A lógica é direta: o operador de sala não sai da sala, e o problema que ele não resolve sozinho tem um especialista designado que chega até ele. Como as frentes estavam distribuídas por cinco ambientes em dois pavimentos, a coordenação foi dimensionada para cobrir distância, e não apenas função.

A quarta decisão foi de logística. Das cinco carretas operadas pela Nobox no projeto, uma permaneceu parada no local durante todo o evento, funcionando como almoxarifado avançado com material de sobressalência. Reposição de equipamento, insumo e reserva técnica deixou de depender de estoque externo e passou a integrar a matriz de operação.

A operação foi entregue integralmente. Os ambientes entraram em funcionamento na abertura, em 25 de maio, e sustentaram programação simultânea até o encerramento, em 28 de maio, dentro do cronograma contratado: montagem de 22 a 24 de maio, operação de 25 a 28, desmontagem em 29. A janela de setenta e duas horas de montagem foi cumprida sem prorrogação.

O indicador mais direto de que a estratégia acústica funcionou é o próprio fato de o congresso ter acontecido no formato previsto. Oito plenárias operaram simultaneamente sob a mesma cobertura, sem isolamento entre elas, durante quatro dias, com a possibilidade de unificação preservada ao longo de toda a programação. Os 2.800 receptores contratados foram integralmente empregados, servindo ao áudio da palestra e à tradução simultânea em canais distintos do mesmo aparelho.

Vale registrar o que não apareceu no evento. Em quatro dias de operação simultânea em mais de trinta ambientes, com oito plenárias sob cobertura compartilhada e milhares de receptores individuais em circulação, não houve necessidade de interromper sessão para reconfiguração de sistema nem de suspender programação por conflito acústico entre plenárias. Em operação audiovisual, a entrega bem feita é justamente a que não é notada pelo público: o congressista atravessa quatro dias de programação sem nunca pensar no áudio.

O segundo indicador é a permanência do conteúdo. Foram mais de 400 conteúdos gravados entre palestras e painéis, o que estendeu o alcance do congresso para além do público presente e preservou como acervo mais de cinquenta painéis de discussão realizados durante o evento.

O terceiro indicador é a confiança demonstrada pelo contratante durante a própria realização. O escopo original foi ampliado ao longo do projeto com frentes adicionais executadas pela mesma equipe no mesmo período: tradução simultânea, hardware técnico e adaptação musical, o podcast do congresso, o Espaço COP, os estandes atendidos no pavilhão, o jantar de lideranças e a festa de encerramento. Ampliar escopo com o fornecedor que já está em operação, durante a operação, é uma decisão que só se toma quando a entrega em curso está sob controle.

O quarto indicador é a avaliação formal. A pesquisa de satisfação do projeto registrou NPS superior a 9,5.

O quinto indicador é a permanência da relação. Tanto a Nesty, organizadora, quanto a ABES, promotora e dona do evento, seguem clientes recorrentes da Nobox. Mais de um ano depois do congresso, a empresa continua atendendo os eventos das duas. Recontratação continuada por contratante e por cliente final é a prova de retorno mais difícil de construir e a mais difícil de contestar.

O sexto indicador é de escala e de responsabilidade assumida. O projeto foi contratado como fornecimento oficial de audiovisual, iluminação, distribuição e infraestrutura elétrica do congresso, e não como locação pontual de equipamento. O total de audiovisual aproximou-se de R$ 1,5 milhão. Em campo, foram mais de cem profissionais envolvidos diretamente com a Nobox, somados 48 técnicos das houses parceiras, além de carregadores, motoristas, montadores e a equipe de controle de rádios.

O sétimo indicador é o resultado do evento que a operação sustentou. O balanço divulgado pela organização no encerramento registrou 4.300 congressistas e 9.300 visitantes na FITABES, mais de 100 expositores e movimentação de cerca de R$ 36 milhões na economia de Brasília, diante de um público formado majoritariamente por engenheiros sanitaristas e ambientais, habituados a avaliar sistemas técnicos.